مشاهده فهرست مطالب شماره 30 بررسي سيستم تداركات الكترونيكي كره جنوبي خريد به روايت KONEPS نويسنده: محمد باقري     ایجاد دولت الكترونیكی در سراسر دنیا یا الكترونیزه كردن خدمات دولتی چندی است كه بدل به مهم ترین دغدغه حاكمان برای ارائه خدمات بهتر به مردمان خود شده است. در خط مقدم جهانی توسعه فناوری های اطلاعاتی و ارتباطات، كره جنوبی با انبوهی از تجربه های موفق قرار دارد و در زمینه چابك سازی و كوچك سازی دولت با سرعت غیرقابل وصفی در حال حركت است. دولت كره جنوبی در سال های اخیر با ادغام و تجمیع وظایف، تعداد وزارت خانه های خود را تك رقمی كرده است. این اقدام با دو رویكرد خودكار سازی و تجمیع مدیریت ها صورت گرفته و به معنای كاهش تعداد كاركنان دولت نبوده است.          دولت ها، بزرگ ترین خریداران     دولت ها نقش بزرگ ترین بنگا ه ها را در تمامی كشورها ایفا كرده و بیشترین میزان تقاضا و بالاترین حجم خرید ها را در كشور از آن خود كرده اند. این اقدامات در قالب فرآیند تداركات دولتی صورت می گیرد. دولت ها به منظور كنترل و مدیریت این جریان و برای جلو گیری از فساد، قوانین و رویه های شفاف و مشخصی را وضع كرده و تمامی دستگاه های ذیل حاكمیت موظف به تبعیت از آن سیاست ها هستند. بسیاری از كشور ها به منظور بهینه سازی و كاهش هزینه های فرآیند تداركات از یك سو اقدام به كنترل و نظارت بیشتر بر اجرای آن كرده و از سوی دیگر؛ خود كار سازی فرآیند تداركات را در دستور كار قرار می دهند.          تداركات سنتی در مقابل تداركات الكترونیكی     تامین كالاها و خدمات به روش های سنتی با معضلات بسیاری از جمله فقدان تمركز، عدم شفافیت، ارتباط چهره به چهره خریدار و فروشنده، مراجعات مكرر طرفین، وجود بروكراسی زائد و رویه های دستی، پیچیده و ناكارآمد مواجه هستند. این مساله در مورد دولت ها به دلیل حجم بالای اعتبارات مالی از حساسیت ویژه ای برخوردار بوده و امكان كنترل و نظارت بر تداركات سنتی به سهولت مهیا نیست. این امر برای دستگاه حاكم مورد پذیرش نیست. اما در مقابل؛ تداركات الكترونیكی بسیاری از معضلات فوق الذكر را برطرف ساخته است. تداركات الكترونیكی متمركز است، به گونه ای كه تمامی خرید ها ثبت شده و امكان سوء استفاده و تخلف به حداقل می رسد. شفافی سازی تامین نیازمندی ها از بركات تداركات الكترونیكی است و اهرم های نظارتی متعددی را در ید دستگاه های نظارتی قرار خواهد داد. سیستم الكترونیكی تداركات موجب حذف ارتباطات چهره به چهره و مراجعات مكرر خریداران و فروشندگان می شوند، این امر منجر به كاهش فساد اداری خواهد شد. كارائی، به دلیل طراحی فرایندهای ساده، الكترونیكی و برخط (Online) افزایش خواهد یافت. در مجموع تمامی مزیت های فوق الذكر به كاهش قابل توجه هزینه ها منتج خواهد شد.          تداركات الكترونیكی در كره جنوبی     دولت حاكم كره جنوبی به عنوان بزرگ ترین خریدار در كشور خود، از سیستم تداركات الكترونیكی بر خط كره جنوبی (KONEPS) به منظور خودكارسازی تداركات دولتی استفاده می كند و تمامی قوانین و سیاست ها را از طریق این سیستم اعمال می نماید. سیستم KONEPS با اهداف كارایی، شفاف سازی و چابكی اقتصادی راه اندازی شده است. پروژه تداركات الكترونیكی كره جنوبی مسئولیت انجام تمامی خرید های كالاها و خدمات در بخش دولتی را با ارزشی بیش از یك صد هزار دلار بر عهده دارد. همچنین عقد قرار داد های خدمات عمرانی كه ارزش آنها از سه میلیون دلار بیشتر باشد، از طریق این سیستم پیگیری می شود. بسیاری از اقدامات دولتی در بخش بازرگانی نیز با استفاده از چنین سیستمی ره گیری می شود. پیاده سازی این سیستم از سال 1997 آغاز و از سال 2002 وارد فرآيندهای تداركات دولتی شده و هم اكنون در حال گسترش و افزایش بخش های مختلف آن است. این سیستم توانسته میان تامین كنندگان و بنگاه های دولتی برای فرآیند تداركات و خرید، ارتباطی مستقیم و بدون واسطه ایجاد كند، به گونه ای كه كل فرایند تداركات به صورت الكترونیكی هدایت می شود. سیستم تداركات الكترونیكی برخط كره جنوبی، سیستم های نرم افزاری بیش از 80 بنگاه دولتی و ارتباط بیش از 3900 نهاد دولتی و عمومی و 150.000 تامین كننده كالاها و خدمات را به صورت یكپارچه در آورده است. این سیستم در سال 2007 تامین تداركاتی معادل 56 میلیارد دلار را مدیریت كرده است كه در مقایسه با روش سنتی تداركات، حدود شش میلیارد دلار صرفه جویی كرده است. سهم بخش خصوصی در این صرفه جویی نزدیك به 90 درصد بوده و تنها 10 درصد آن نصیب دولت كره جنوبی شده است.با مقایسه آمار های مربوط به قراردادها و تعداد كاركنان در كشور كره جنوبی و استفاده از شاخصی به نام تعداد قرارداد به نسبت تعداد كارمند مشخص شده است كه این سیستم موجب افزایش 394 درصدی كارائی در تداركات شده است. در بخش مناقصات الكترونیكی نیز تا سال 2007 بیش از 21 میلیون شركت كننده ثبت نام كرده و بیش از 20.000 مناقصه شركت داشته اند. همچنین آمار های جالبی در خصوص این سیستم به دست آمده است، بدین صورت كه روزانه 180.000 بازدید از وب سایت آن ثبت و بیش از 140.000 سند به صورت برخط مبادله می شود. آمارها نشان دهنده كاربرد های فراوان این سیستم و فراگیر بودن آن در طول مدت اجراست.البته مجریان KONEPS پس از پیاده سازی اولیه، ویژگی های جدیدی را به صورت سالانه به قابلیت های كنونی افزوده اند . از جمله می توان به مدیریت اموال دولتی، مناقصه های الكترونیكی و بی سیم، سیستم اطلاع رسانی مبتنی بر موبایل و به كارگیری تكنولوژی RFID در مدیریت موجودی اشاره كرد كه كه برخی از آنها در حال پیاده سازی است. صفحه اصلی پورتال KONEPS برای كاربران تداركات الكترونیكی كره جنوبی همانند یك پنجره واحد (Single Window) عمل می كند. به این معنا كه تمام اقداماتی كه برای كاربران آن از اخذ مجوز گرفته تا پرداخت الكترونیك لازم است، از طریق این صفحه انجام می شود.          عوامل موفقیت     مجریان این پروژه پنج عامل را به عنوان عوامل موفقیت خود مطرح می كنند.عامل اول؛ عزم جدی دولت برای ایجاد تغییر در ساختار های سنتی دولت و فرایند های مرتبط با تداركات دولتی است، به گونه ای كه كمیته ویژه ای از سال 1997 از سوی دولت ماموریت یافته تا زمان استقرار این سیستم، پیگیری اجرائیات این پروژه را بر عهده داشته باشد.عامل دوم؛ زیرساخت اینترنتی كره جنوبی است. بر اساس آمارها رسمی، نزدیك به 93 درصد كاربران خانگی از اینترنت سریع با پهنای باند بالا استفاده می كنند. این عامل تاثیر فراوانی بر فراگیری KONEPS داشته است.عامل سوم؛ به كارگیری صحیح مهندسی مجدد (BPR) و فناوری های نوین از جمله امضا دیجیتالی، رمزنگاری، مستندات الكترونیكی در این پروژه بوده است.عامل چهارم؛ آموزش صحیح كاربران این سیستم عنوان شده است. مركز ارتباط با مشتری مستقلی برای راهنمایی كاربران ایجاد شده است، همچنین مركز آموزش KONEPS برنامه های آموزشی مدونی برای كاربران تدارك دیده است.و در نهایت كاركنان حرفه ای و دارای روحیه اصلاح به عنوان عامل پنجم از عوامل موفقیت تداركات الكترونیكی كره جنوبی معرفی شده است.          زیرساخت های تداركات الكترونیكی     راه اندازی چنین پروژه ای بدون در نظر گرفتن زیرساخت های موردنیاز امكان پذیر نیست. امكان تبادل الكترونیكی اسناد (EDI) از مهم ترین زیرساخت های موردنیاز برای پیاده سازی تداركات الكترونیكی است. این كار در كشور كره جنوبی از طریق استانداردسازی مستندات و الكترونیكی سازی آنها بر پایه استاندارد های XML، SOAP و BP صورت گرفته است. از این رو تمامی مستندات دولتی و تجاری بر روی بستری سریع، ایمن و مطمئن میان بنگاه ها و سازمان ها مبادله شده و نیازی به فرآیندهای مبتنی بر كاغذ نیست. البته تحقق این كار مستلزم صرف زمانی دراز است، به طوری كه در كشور كره جنوبی از سال 1997 انجام آن به عنوان زیرساخت پروژه های دولت الكترونیك از جمله تداركات الكترونیك آغاز شده و همچنان ادامه دارد. پروژه الكترونیكی سازی اسناد در كره جنوبی با نام UTradeHub پیاده سازی شده است. این پروژه در سه سطح پایه، در حال توسعه و پیشرفته از سال 1997 تاكنون اجرا شده است.در سطح پایه؛ مستنداتی چون مجوز ها، مانیفست ها و اسناد گمرك بر بستر EDI مورد مبادله قرار گرفت.در سطح دوم؛ بستر اینترنت مورد استفاده قرار گرفت و دامنه مستندات گسترش پیدا كرد، به طوری كه اسناد مالی و بانكی نیز بر روی این بستر مورد تبادل قرار گرفتند.در سطح نهایی؛ EDI به طور كامل جای خود را اینترنت خواهد داد و تبادلات اسناد به طور كامل بر مبنای بستر وب (Web-Based) صورت خواهد گرفت و هیچ سند كاغذی وجود نخواهد داشت. حتی محرمانه ترین مستندات نیز با تضمین امنیت لازم بر بستر اینترنت جابه جا خواهند شد.تمامی دستگاه های دولتی، بانك ها، شركت های بیمه گذار، شركت های حمل و نقل و كاربران، اسناد خود را از طریق این سیستم مبادله خواهند كرد. پروژه UTradeHub به دلیل استفاده از استاندارد های بین المللی، امكان تبادل اسناد میان كشور های دیگر از جمله ژاپن و كانادا را فراهم نموده است.وضع قوانین لازم، از جمله زیرساخت های تداركات الكترونیكی به شمار می رود. در صورت فقدان قوانین شفاف و صریح، به كارگیری راه حل های نوین مبتنی بر فناوری های ارتباطی و اطلاعاتی در تداركات ممكن نخواهد بود. این مساله دولت كره را از سال 2001 به خود مشغول داشته است. استاندارد سازی شناسایی، طبقه بندی و كد گذاری اقلام و محصولات نیز از اركان ایجاد تداركات الكترونیكی به شمار می رود كه منجر به شناسایی بهتر محصولات و اقلام شده و بسیاری از هزینه های زائد را كاهش خواهد داد. در پروژه تداركات الكترونیكی كره، طبقه بندی و كد گذاری محصولات بر پایه استاندارد طبقه بندی و كد گذاری سازمان ملل (UNSPSC) صورت گرفته و مجریان طرح با بومی سازی آن مطابق با نیاز های پروژه به كد گذاری محصولات كشور كره پرداخته اند. سیستم كد گذاری محصولات كشور كره جنوبی با نام e-Catalogue از سال 1997 اقدام به ثبت اطلاعات كالاها و خدمات نموده و هم اكنون بانك اطلاعاتی كاملی از محصولات را در بر گرفته است. آمارهای به دست آمده نشان می دهد تا سال 2006 بیش از 780.000 قلم كالا و خدمت در این سیستم دارای كد اختصاصی و كاتالوگ هستند.          تداركات كره جنوبی، راه حل جهانی     سیستم KONEPS توسط برخی از سازمان های بین المللی به عنوان بهترین سرویس تداركات الكترونیك در دنیا معرفی شده است. سازمان ملل متحد در سال 2003 جایزه رتبه نخست خدمات عمومی را به این سیستم اهدا كرد. همچنین در سال 2007 موفق به اخذ جایزه E-Asia در حوزه خدمات عمومی شده است. این سیستم اخیراً توسعه بین المللی داشته و در برخی از كشور های آسیایی نیز اجرا شده است و مزایای ملموسی را برای بخش بازرگانی آنها به ارمغان آورده است. یكی از توانمندی های این سیستم كاهش فساد در فرآيند تداركات است. به عنوان مثال استقرار سیستم تداركات الكترونیكی برخط كره در كشور هند سبب شده است مصادیق فساد اداری در بخش بازرگانی این كشور به طور چشم گیری كاهش یابد. این سیستم در سال 2008 از رد و بدل شدن بیش از چهار میلیارد دلار رشوه در بخش بازرگانی هند جلو گیری كرده است. این امكان از طریق حذف ارتباط چهره به چهره میان تامین كنندگان و مامورین خرید و سایر كاركنان بخش بازرگانی كشور هند فراهم شده است. به منظور دریافت اطلاعات بیشتر در مورد این سیستم می توانید به نشانی اینترنتی www.pps.go.kr مراجعه كنید. البته ذكر این نكته ضرورت دارد كه این درگاه به زبان كره ای است و متاسفانه بخش انگلیسی آن محتوای مناسبی ندارد!در پایان ذكر این نكته خالی از لطف نیست كه وزارت بازرگانی جمهوری اسلامی ایران نیز مطالعات گسترده ای را با همكاری همتای كره ای خود به منظور استفاده از سیستم تداركات الكترونیكی در كشورمان آغاز كرده و توسط سازمان های ذی ربط اقدام به راه اندازی زیر ساخت های لازم مانند نظام ملی طبقه بندی و خدمات شناسه كالا و خدمات ایران، ملت كارت اصناف، ساماندهی شركت های پخش و مواردی دیگر نموده است.           □ تعداد خوانندگان اين مطلب: 188        مشاهده فهرست مطالب شماره 30

	کليه حقوق محفوظ و متعلق به ماهنامه تحليلگران عصر اطلاعات است.